Politique de confidentialité

Le responsable du traitement des données collectées sur philia-co.fr est :

Marie DANIEL
Entrepreneur individuel
exerçant sous le nom commercial « Philia&Co. »
SIREN 100283472
53 Rue Champ Lagarde, 78000 Versailles
E-mail : contact@philia-co.fr

Nous collectons les données suivantes, selon votre utilisation du service :

• Familles et seniors : prénom, nom, téléphone, e-mail, arrondissement, disponibilités, centres d’intérêt et informations sur le besoin décrit ; coordonnées du proche référent le cas échéant.
• Philos : prénom, nom, téléphone, e-mail, arrondissements d’intervention, disponibilités, centres d’intérêt, motivation, courte vidéo de présentation et documents justificatifs (pièce d’identité, RIB, extrait de casier judiciaire, charte). Le RIB sert à verser au philos l’avance de son salaire net, quand nous la lui payons pour le compte du senior.
• Vidéo de présentation des philos : une courte vidéo (environ 1 min 30) où le candidat se présente et dit pourquoi il souhaite devenir philos, déposée par lui depuis son espace. Elle n’est vue que par notre équipe, pour faire sa connaissance avant l’entretien : jamais montrée aux familles, jamais diffusée, jamais réutilisée à d’autres fins.
• Numéro de sécurité sociale (NIR) des philos : collecté uniquement aux fins de la déclaration CESU auprès de l’URSSAF. Son usage est strictement encadré par la réglementation applicable ; il n’est transmis qu’à l’URSSAF et n’est utilisé à aucune autre fin.
• Visiteurs : prénom et adresse e-mail, quand vous demandez à recevoir notre offre détaillée par e-mail.
• Signature des contrats : quand vous signez en ligne le contrat de mandat ou un contrat de travail, ou quand vous donnez une autorisation de prélèvement, le nom du signataire, la date et l’heure, et l’adresse IP depuis laquelle vous avez signé : c’est la preuve de la signature, conservée avec le contrat.
• Provenance d’une demande : quand vous nous laissez une demande ou une candidature, le nom de la campagne qui vous a amené jusqu’à nous ou, à défaut, le seul nom du site d’où vous venez (par exemple « google.com »), jamais l’adresse de la page ni votre recherche.
• Dernière visite de votre espace : la date et l’heure à laquelle vous avez ouvert pour la dernière fois votre espace famille ou votre espace philos, relevées au plus une fois par heure, pour que l’équipe sache si un message a pu être lu. Aucun clic n’est enregistré.
• État civil et compte bancaire du senior, pour l’URSSAF : pour inscrire le senior comme particulier employeur au Cesu, nous recueillons, avec son accord, son état civil tel que l’administration fiscale le connaît (civilité, nom de naissance, prénoms, date et lieu de naissance), son adresse, et les coordonnées du compte sur lequel l’URSSAF prélève le salaire et les cotisations (IBAN, BIC, nom du titulaire). L’IBAN n’est jamais affiché en entier, sauf à la personne de notre équipe qui fait l’inscription ; une fois l’inscription confirmée par l’URSSAF, nous n’en gardons que les quatre derniers chiffres. Un senior déjà inscrit au Cesu comme employeur n’a pas à nous donner son IBAN.
• Prélèvement de nos frais : l’IBAN du compte prélevé et le nom de son titulaire sont saisis sur la page sécurisée de notre prestataire de paiement, Stripe, qui les conserve. Nous n’en recevons que les quatre derniers chiffres, la référence de l’autorisation de prélèvement, sa date, et le résultat de chaque prélèvement. Aucune carte bancaire n’est enregistrée.

• Mise en relation entre familles et philos, et organisation des visites
• Gestion des missions ; facturation de nos frais sur les heures effectuées et suivi du salaire mensualisé du philos
• Prélèvement de nos frais et, le cas échéant, remboursement de nos avances de salaire, sur le compte du senior
• Paiement au philos, sur le compte de son RIB, de l’avance du salaire net que nous lui versons pour le compte du senior quand le salaire ne peut pas être déclaré avec le service Cesu+
• Gestion administrative des démarches CESU auprès de l’URSSAF, au nom de l’employeur (inscription, déclarations mensuelles, service Cesu+ et Avance immédiate)
• Communication liée au service (confirmation de visite, lien de connexion, récapitulatifs, avis)
• Amélioration de la qualité du service : connaissance de la provenance des demandes, détection des erreurs techniques du site

Le traitement repose sur :

• l’exécution du contrat (art. 6-1-b RGPD), pour les personnes inscrites et la réalisation des visites ;
• le respect d’obligations légales (art. 6-1-c RGPD), pour les déclarations sociales CESU effectuées auprès de l’URSSAF ; avant toute transmission de données à l’URSSAF, nous recueillons en outre l’accord du senior, comme l’exigent les conditions d’utilisation du service de tierce déclaration de l’URSSAF ;
• le consentement (art. 6-1-a RGPD), quand vous demandez à recevoir notre offre détaillée par e-mail, et pour ses deux relances (désinscription en un clic).

Les données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis jusqu’à 3 ans après la dernière interaction à des fins de prospection, et selon les durées légales de conservation applicables aux documents comptables et sociaux (notamment 5 ans pour les pièces relatives à l’emploi). L’IBAN transmis à l’URSSAF n’est gardé en entier que jusqu’à la confirmation de l’inscription du senior, puis seulement ses quatre derniers chiffres ; la preuve de chaque autorisation est conservée avec le contrat. Une copie chiffrée de notre base de données est faite chaque nuit, pour pouvoir la reconstituer après un incident ; chaque copie est effacée au bout de 35 jours, si bien qu’une donnée supprimée de la base disparaît aussi des copies dans ce délai.

Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont accessibles à nos prestataires techniques (sous-traitants), qui les traitent pour notre compte et selon nos instructions ; certains traitent aussi, pour leur propre compte, les données que la liste ci-dessous indique :

• Supabase : hébergement de la base de données (Union européenne, Francfort)
• Cloudflare R2 : stockage, dans l’Union européenne, des documents et de la vidéo déposés par les philos, et des copies chiffrées de notre base de données (gardées 35 jours)
• GitHub (Microsoft) : exécution de la copie de sauvegarde de nuit ; la base y transite le temps de la copie, puis elle est chiffrée avant d’être rangée, et rien n’y est conservé
• Resend : envoi des e-mails transactionnels
• Cloudflare : hébergement et diffusion du site ; chaque page consultée passe par son réseau, qui voit l’adresse IP du visiteur, les en-têtes et le contenu des requêtes ; les journaux de nos serveurs (adresse complète des pages demandées, réponse, messages d’erreur) y sont gardés 7 jours. Cloudflare traite ces données pour notre compte ; pour la sécurité et l’amélioration de son propre réseau, Cloudflare traite aussi certaines données techniques en tant que responsable de traitement, selon sa propre politique de confidentialité.
• Sentry : détection des erreurs techniques du site et de nos serveurs (les messages d’erreur et l’adresse de la page concernée, expurgée de tout jeton et de tout identifiant, gardés le temps de les corriger ; ni cookie, ni adresse IP)
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) : exécution du prélèvement SEPA de nos frais (recueil de l’autorisation de prélèvement, coordonnées du compte prélevé, prélèvements). Pour ses propres obligations (vérification d’identité, prévention de la fraude, obligations légales d’un prestataire de paiement), Stripe traite aussi ces données en tant que responsable de traitement, selon sa propre politique de confidentialité.

Dans le cadre de notre mandat de gestion CESU, les données décrites ci-dessous (« Ce que nous échangeons avec l’URSSAF ») sont par ailleurs transmises à l’URSSAF, organisme destinataire au titre des obligations sociales de l’employeur.

Au nom du senior, employeur du philos, nous déclarons à l’URSSAF par son service de tierce déclaration Cesu. Nous recueillons l’accord du senior, ou de la personne qui le représente, avant toute transmission.

Ce que nous transmettons à l’URSSAF :

• l’état civil du senior, son adresse et son adresse e-mail ;
• l’IBAN et le BIC du compte sur lequel l’URSSAF prélève le salaire et les cotisations ;
• chaque mois, la déclaration des heures et du salaire ;
• l’identité et le numéro de sécurité sociale (NIR) du philos.

Ce que l’URSSAF nous renvoie :

• le numéro d’employeur Cesu du senior, et le numéro Cesu du philos ;
• l’état du service Cesu+ et de l’Avance immédiate du crédit d’impôt ;
• le résultat des contrôles de l’Avance immédiate faits par l’URSSAF auprès de l’administration fiscale ;
• pour chaque déclaration, le montant des cotisations, du prélèvement à la source et de ce qui reste à la charge du senior, ainsi que les bulletins de salaire.

Les contrôles de l’Avance immédiate. Avant d’activer l’Avance immédiate, l’URSSAF vérifie auprès de l’administration fiscale qu’il existe un numéro fiscal correspondant à l’état civil du senior, et qu’au moins une déclaration de revenus a été déposée au titre de l’une des deux dernières années. Le senior n’a pas à nous donner son numéro fiscal : nous ne recevons que le résultat de ces contrôles.

Les données de notre base sont hébergées au sein de l’Union européenne (Supabase, Francfort), comme les documents des philos et les copies de sauvegarde (Cloudflare R2, Union européenne). Notre prestataire de prélèvement, Stripe Payments Europe Ltd, est établi en Irlande ; Stripe peut transférer certaines données à Stripe, Inc., aux États-Unis, qui adhère au Data Privacy Framework entre l’Union européenne et les États-Unis, et recourt sinon aux clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Certains de nos prestataires techniques sont établis en dehors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis (Cloudflare, Resend, Sentry, GitHub). Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues par le RGPD : clauses contractuelles types et/ou Data Privacy Framework entre l’Union européenne et les États-Unis.

Vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, opposition, portabilité et limitation. Pour les exercer : contact@philia-co.fr.

Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).

Ce site utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à l’authentification (session de connexion). Aucun cookie publicitaire ou de suivi tiers n’est déposé ; aucun consentement préalable n’est donc requis.

Lorsque vous arrivez sur le site depuis une de nos campagnes, le nom de la campagne d’origine est conservé le temps de votre visite (stockage de session, effacé à la fermeture de l’onglet) afin de savoir comment vous nous avez connus si vous nous laissez une demande. À défaut de campagne, seul le nom du site d’où vous venez est conservé de la même façon. Aucun identifiant ni historique de navigation n’est enregistré.